1.      La commission d’agrément

 

Les Services hospitaliers et extra-hospitaliers accueillant les internes sont agréés annuellement par l’ARS, après avis des Commissions Régionales chargées de l’agrément. Elles se réunissent une fois par an, en mai-juin. Cette commission juge de l’aptitude d’un service à encadrer et former des internes. Elle se base sur une demande d’agrément constituée par le service souhaitant accueillir des internes. Ces demandes sont à adresser à l’ARS en général pour mi-mars au plus tard. Cet agrément est indispensable à la suite de la procédure d’ouverture de poste. Ainsi l’interne qui souhaite accéder à un poste non habituellement ouvert au choix, devra vérifier que le service possède bien l’agrément. Si ce n’est pas le cas, l’interne devra se rapprocher du Chef de Service afin que ce dernier entreprenne une démarche de demande d’agrément.

 

Pour cela, le service demandeur d’agrément répond à une enquête détaillée et établit un projet pédagogique fidèle aux objectifs de la maquette du DES. Le directeur général de l’ARS pilote de la région décide de l’attribution de l’agrément, après avis du directeur de l’UFR présidant la commission régionale statuant en formation en vue de l’agrément, du coordonnateur et des membres de la commission d’agrément. Pour des raisons de cohérence, l’activité de l’interne doit représenter au moins 80% du domaine déclaré par l’interne et le chef de service. Une demande d’agrément pour un domaine n’est donc possible que pour un stage où l’activité est significative et un encadrement existant.

 

Modalités pratiques :

·         Demande d’agrément pour la première fois : agrément pour 1 an

·         Renouvellement d’agrément : agrément pour 5 ans

·         Lors d’un changement de chef de service, de nom ou de type de structure, les agréments doivent être redemandés comme si c’était la première fois. Ils seront donc attribués pour 1 an. Ils doivent être redemandés l’année suivante où ils seront attribués pour 5 ans

L’agrément peut également être remis en cause sur demande du directeur de l’UFR, du coordonnateur régional ou sur demande motivée des représentants des internes.

 

2.      La pré-répartition des stages et la commission d’adéquation

 

Une fois les services agréés, l’ouverture des stages tient compte :

·         de la pré-répartition des internes,

·         du nombre et de la spécialisation des internes participant à la répartition.

·         des besoins de formation (respect des maquettes),

·         des besoins de fonctionnement des CHU et des CH,

·         du nombre de stages financés dans chacun des CHU et des CH,

·         du type d’agrément des terrains de stage.

 

A noter que depuis février 2015, l’Arrêté du 20 février 2015 fixant un taux d’inadéquation pour les choix de postes semestriels des internes de pharmacie, permet la mise en place d’une inadéquation de 107% pour l’ouverture de stages aux internes : c’est-à-dire que pour 100 internes, il doit y avoir au moins 107 postes proposés lors de la pré-répartition, ce qui permet même au dernier classé d’avoir le choix de son poste.

 

La pré-répartition des stages :

Le calendrier des répartitions est décidé après décision d’une date par l’ARS pour recevoir les choix des internes. Le choix a lieu entre début septembre et début octobre pour le semestre d’hiver (débutant le 2 novembre), entre février et mi-avril pour le semestre d’été (débutant le 2 mai). Il a lieu par ancienneté de semestres validés. À ancienneté égale, le choix s’effectue selon le rang de classement au concours de l’internat. Les internes qui effectuent une année recherche indiquent les périodes pendant lesquelles ils ne participeront pas au choix des stages. Si une personne n’a pas validé un stage (surnombre non validant, stage non validé, disponibilité…), elle se retrouve alors en décalage avec sa promo : elle choisira après le dernier de sa promotion initiale et avant la promotion suivante en cas d’arrêt de 6 mois. En cas d’arrêt pendant 1 an (ex : disponibilité pour convenance personnelle), son nouveau classement est calculé afin qu’il soit environ le même rang dans sa nouvelle promotion que son ancien rang de promotion (ex : si j’étais 4^e/8 dans mon ancienne promotion, je serai 8^e/16 dans la promotion d’en dessous après mon année de disponibilité).

 

L’AIPBL envoie avant la répartition un fichier permettant aux internes de mettre leurs choix les plus probables afin que les internes choisissant après puissent avoir une idée des postes qu’ils leur restent. Les fiches de poste envoyées par les maitres de stage (disponibles sur le site de l’AIPBL https://www.aipbl.com/d-e-s-de-pharmacie-hospitali%C3%A8re/fiches-de-poste/) et le tableau des postes ouverts fournis par l’ARS sont également transmis aux internes avant la répartition.

 

Si vous ne pouvez pas participer à la répartition, vous pouvez faire une procuration (procuration pour le semestre d’hiver 2017-2018 à télécharger ci-dessous. Il vous faudra l'accompagner d'une copie de votre pièce d'identité ou passeport ainsi qu’en envoyer une copie à aipblweb@gmail.com. Lors du choix, la personne représentante indiquera votre choix et donnera la procuration. Cette personne devra également signer les 2 feuilles de choix de poste à la fin de la répartition, en veillant à ce que le poste choisi soit celui écrit sur les 2 feuilles.

Pour les premières années lors du premier semestre, leur pré-répartition a lieu après celle des années supérieures. La liste des stages restants leur est alors transmise. L’ensemble des internes de première année de l’inter-région (Lille, Caen, Rouen, Amiens) se retrouvent lors de cette pré-répartition et ils choisissent alors, par ordre de classement, la ville (Lille ou Caen ou Rouen ou Amiens) à laquelle ils vont être rattachés pour la suite de leur internat pour effectuer leurs stages (attention, cette ville peut être différente de celle de leur faculté d’inscription administrative laissée au libre choix de l’interne pourvu qu’elle soit dans l’inter-région. Elle peut également être différente de la ville choisie auparavant sur le site Chiron suite au classement de l’internat. Cette dernière permet seulement de définir l’inter-région de l’interne. Le nombre de postes proposés sur Chiron n’est pas définitif et est réajusté en fonction des mouvements d’internes des années supérieures au sein des différents villes de l’inter-région. A noter que les internes de 1^e année n’ont pas le droit de choisir de stage hors domaine agréé PH (vous n’avez le droit qu’aux agréments 108, 109, 110 et 111).

 

3.      La commission d’adéquation

 

Cette commission a lieu après la pré-répartition et sert à valider la répartition finale des internes sur leurs lieux de stage. Le coordonnateur vérifie l’adéquation de l’offre au besoin de formation. La liste définitive des postes ouverts est définie par la Commission d’Adéquation sur la base de ces informations. Cette Commission d’Adéquation sont régionale et présidée par l’ARS ; les internes sont représentés dans cette Commission. La liste des postes est ensuite arrêtée par le Directeur de l’ARS. C’est sur cette liste que les postes sont ouverts chaque semestre, en adéquation avec le nombre d’internes par spécialité. Des postes peuvent être ouverts dans certains domaines de stage agréés, indépendamment du choix des chefs de service afin de permettre à l’interne de réaliser son cursus.

 

4.      Stage Inter-CHU (aussi appelé hors-subdivision)

 

L’inter-CHU permet à un interne ayant validé 2 semestres dans son inter-région d’affectation d’effectuer jusqu’à 3 semestres en France en dehors de son inter-région d’origine et jusqu’à 2 semestres à l’étranger en conservant sa rémunération. Pour en bénéficier la demande doit être dûment justifiée par l’interne dans un dossier à retirer à la scolarité de l’Université de Pharmacie de Lille et validé par différentes instances.

A noter, qu’il est également possible d’opter pour une disponibilité. Dans ce cas, vous ne bénéficierez plus de votre salaire pendant cette période. Il est cependant possible de trouver un financement auprès de l’organisme d’accueil ou de postuler à des bourses en lien avec votre projet.

 

Ces démarches sont longues et souvent complexes, elles demandent de l’anticipation.

 

A titre indicatif pour l’année 2016-2017, les dossiers de demande d’Inter-CHU des internes lillois en Pharmacie Hospitalière doivent être finalisés au plus tard pour le 1^er juin 2017 pour le semestre de novembre 2017 et le 1^er décembre 2017 pour le semestre de mai 2018. Cette date est fixée par le Département des affaires médicales et hospitalo-universitaires du CHRU de Lille, merci de vous rapprocher de Mme Guilbert pour obtenir votre date buttoir en fonction du semestre souhaité.

 

Concernant la demande d’inter-CHU pour effectuer un stage hors-région Nord-Ouest :

·         Contacter en premier lieu le maître de stage ou l’organisme dans lequel vous souhaitez effectuer votre formation hors inter-région pour discuter du projet et des capacités d’accueil

 

 

·         Retirer à la scolarité de l’UFR de Pharmacie ou télécharger ci-dessous le dossier à compléter

·         Compléter la demande de l’intéressé (Annexe 1 du dossier)

·         Rédiger votre lettre de motivation et votre Curriculum Vitae (Annexe 2), vos projets de stage et post-internat (Annexe 3)

·         Demander en parallèle votre relevé individuel de stage auprès de l’ARS par mail : ars-hdf-internes@ars.sante.fr. Ce feuillet complète l’annexe 2.

·         Contacter par mail ou téléphone (en l’absence de mail) les instances dont l’avis est demandé:

-          Annexe 4 : Chef de service d’Accueil

-          Annexe 5 : Directeur de l’UFR de la région d’accueil (sauf stage à l’étranger). Contacter la scolarité de l’UFR d’accueil.

-          Annexe 6 : Directeur de l’Etablissement de la région d’accueil. Contacter la DGOS en milieu hospitalier.

-          Annexe 7 : Coordonnateur local (Lille : M. Décaudin)

-          Annexe 8 : Coordonnateur interrégional de la région d’origine (Nord-ouest : M. Odou)

-          Annexe 9 : Directeur de l’UFR de la région d’origine (Lille : M. Décaudin, envoyer la demande à Mme Fontier de la scolarité de l’UFR de Pharmacie de Lille)

-          Annexe 10 : Directeur général du CHU de rattachement (transmission directe de la scolarité de l’UFR de pharmacie à Mme Guilbert du Département des affaires médicales et hospitalo-universitaires du CHRU de Lille)

 

Les accords de la région d’accueil s’obtiennent généralement indépendamment les unes des autres : transmettre par mail l’annexe à signer et à tamponner. C’est à vous de suivre l’avancé de votre dossier et faire des relances si nécessaire.

 

En revanche, les avis de la région d’origine s’établissent par étapes avec l’ensemble des annexes précédentes : obtenir en premier lieu l’avis de M. Odou, puis transmettre l’ensemble du dossier à Mme Fontier pour obtenir l’accord du doyen. Le dernier accord est donné par le Département des affaires médicales et hospitalo-universitaires, qui reçoit votre dossier complet de la scolarité. Vous recevrez sous quelques jours la dernière pièce de votre demande par mail.

 

 

 

Lorsque tous les accords sont favorables, le CHRU de Lille établit une convention de stage avec l’organisme d’accueil et avertit l’ARS Haut-de-France qui finance le poste.